الدفاتر والمستندات

يستلزم الامر من المنشاة ان تستقر على طريقه المحاسبة الواجبة الاتباع فبعضها يطبق الطريقة الإيطالية وما تحتاجه من دفتر يوميه واحد ودفاتر استاذ وميزان مراجعه والبعض يطبق اما الطريقة الفرنسية او الإنجليزية وما تحتويه من دفاتر يوميه مساعده ودفاتر استاذ مساعد ودفتر يوميه عام ودفاتر استاذ عام وميزان مراجعه ومهما يكن الامر فان فكره الاحتياج الى مجموعه دفتريه ومجموعه مستنديه مهما كانت الطريقة المستخدمة هان جدا حتى يمكن اثبات العمليات المختلفة في الدفاتر في ضوء قواعد المحاسبة ومبادئها

الدفاتر

كل تاجر يمسك الدفاتر القانونية التي تستلزمها طبيعة اعماله التجارية واهميتها بطريقه تكفل بيان مركزه المالي بالدقة وبيان ماله وما عليه من ديون متعلقة بتجارته ويجب ان يمسك على الاقل الدفترين الآتيين وهما دفتر اليومية الأصلي ودفتر الجرد وفى هذا يتفق مع قانون التجارة في الدفاتر الإلزامية التي تتعلق بالمحاسبة

دفتر اليومية ودفتر الجرد

تقيد في دفتر اليومية الأصلي جميع العمليات المالية التي يقوم بها التاجر وكذلك مسحوباته الشخصية ويتم هذا القيد يوميا بيوم وبالتفصيل وان كان مضمون هذه المادة يتفق مع قانون التجارة الا انه يخالفه فيما يختص بمسحوباته الشخصية فبعد ان كان القانون يلزم التاجر يقيدها شهر بشهر اذ بهذه المادة تلزمه بقيدها يوميا

تقيد في دفتر الجرد تفاصيل البضاعة الموجودة لدى التاجر في اخر سنته المالية او بيان أجمالي عنها إذا كانت تفاصيلها وارده بدفاتر وقوائم مستقله وفى هذه الحالة تعتبر الدفاتر او القوائم جزءا متمما للدفاتر المذكورة كما تقيد بالدفاتر صوره من ميزانيه التاجر في كل منه إذا لم تقيد في أي دفتر اخر

ويتعين قبل استعمال دفتري اليومية والجرد ان تنمر كل صفحه من صفحاتها وان يوقع على كل ورقه فيها الموثق الواقع في دائرة اختصاصه ويجب ان يكون الدفاتر المنصوص عليها خاليه من اسى فراغ او كتابه في الحواش او تحصير فيما دون بها وتتوقف قيمه هذه الدفاتر على دقتها وانتظامها فاذا ما توفرت فيها الدقة والانتظام تحققت عده مزايا منها تصبح دليلا على حسن النية عند الافلاس مما يغفى التاجر من المسئولية الجنائية وتصبح اداه قوبه لامتناع مصلحه الضرائب بحقيقه ارباح المنشاة وبذلك تتلافى ما قد تتعرض له من تقدير الارباح بطريقه جزافيه وتوفر البيانات الدقيقة وتساعد على اكتشاف الغش والخطأ

الدفاتر البيانية/الإحصائية

وهي سجلات اضافيه بيانيه تعد على الاخص لتبيان العمليات التي لا يمكن ان تشملها دفاتر الحسابات في برنامج حسابات ومخازن او تلك التي لا تتضمن انتقال قيمه بل يعبر عنها بالكمية وتعالج فيها نواحي مختلفة للمنشاة وعملياته كالإحصائيات عن وحدات المبيعات وتحليلها حسب الاسواق او العملاء او المندوبين او الفترات المالية وتنظم هذه القوائم والسجلات وفقا لاحتياجات المنشاة

المستندات

تعتبر المستندات احدى الركائز الهامة للتنظيم المحاسبي السليم حيث لا تثبت أسي عمليه في الدفاتر دون مستند يؤيدها وتلعب المستندات دورا هاما في الاثبات امام المحاكم عندما تنشا المنازعات بين المنشاة والغير ولما كانت كل عمليه من العمليات التي بجربها التاجر لها المستند الذي يؤيدها فقد اصطلح على ان يذيل كل قيد بشرح للعملية متضمنا شرح نوع المستند الخاص بها وهذه المستندات متنوعة وتختلف بحسب نوع العملية/ فالمشتريات تؤيدها فاتورة نحصل عليها من البائع. والمبيعات تؤيدها فاتورة تعطيها للمشترى والمبالغ الواردة تؤيدها صوره او ايصال يتسلمه الدافع. والمردودات تؤيدها فواتير الخصم والإضافة. والمبالغ الصادرة تؤيدها ايصال نحصل عليه من المستلم. وهكذا نجد ان اغلب العمليات التي يقوم بها المنشاة يؤيدها المستند وليس ادل على اهميه هذه المستندات وضرورة الاحتفاظ بهذه المستندات بطريقه منتظمة تسهل معها مراجعه القيود المحاسبية تكفل عند اللزوم التحقق من الارباح والخسائر